44处理不堪重负的提示

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处理不堪重负就像玩杂耍球。企业家过多的终极指南。

作为大发小企业主,通常会有太多的想法,太多的任务和项目,并且没有足够的时间或资源。企业家是一群有创造力的人,我们’重新时刻想着新主意!

我不’不认识任何人’t受时间限制。我们每个人都有忙碌的生活,如果您经营自己的企业,那么您将倍加忙碌。

以下是处理不堪重负和提高生产率的44个技巧。随时与您的朋友,同事和策划团队合作伙伴分享。

规则

只需选择这些技巧之一即可。 通过尝试所有这些技巧,不要让自己更多负担。这篇文章将永远在线,您可以再次阅读它,以获取下大发技巧。

了解你为什么’重新感到不知所措

我的许多客户和学生告诉我,他们经营自己的小企业感到不知所措。它没有’无论您的企业是全新的或20年的历史,作为企业所有者,都有很多事情要做。您并不孤单地有这种感觉,并且有一些非常普遍的原因使我们感到不知所措:

  • 努力成为所有人的一切
  • 试图一次专注于太多事情
  • 对执行任务需要花费多少时间过于乐观
  • 在您的每周日历中添加太多约会和项目
  • 不说“no”对人和项目

请注意,所有这些都是您做出的选择?每次您选择做太多事情时,您都会感到不知所措。

一切尽在您的掌握之中。您可以控制日历。您可以控制哪些项目是最优先的。您可以控制自己对业务的想法。您’甚至可以控制您是否接听正在振铃的电话。

力量掌握在您手中。

承认你可以’t Do It All

我有大发待办事项列表,该列表有六个打字页面。每当我有大发新项目的绝妙主意时,我都会将其添加到“待办事项”列表中。

可以肯定的是,随着每天早晨太阳升起,我加入清单的次数越多,我就会感到不知所措。

然后我有了大发惊人的见解:我将永远不会完成我的待办事项清单。我将始终要添加精彩的新项目。我将始终需要执行维护任务。总是会有电子邮件答复和打来电话。

一旦我了解到我将永远无法完成所有事情,那么这只是我可以做的一小步’t do it all myself. Either I 不得不 delegate projects and tasks, or I 不得不 delete them from my list. If you are serious about not feeling burned out and 压倒ed, then the first place to start making cuts is in your To Do list.

慢慢来

新习惯需要一些习惯,不要’t they?

结果将是您精通工作量,时间和精力。您将控制自己的日历和“待办事项”列表,而不会感觉好像它们在控制您。

从这些简单的技巧开始

1.冷静下来。 如果您感到压力很大,则不能执行任何这些技巧。在尝试任何技巧之前,请放松5分钟。

2.确定优先事项和目标。 您希望12个月后业务发展到哪里?目前,最重要的是如何使您达到12个月的目标?在12个月内仅选出三个进球。如果完成了这些操作,则以后可以随时添加另大发。

3.集中您的待办事项列表。 因为我’在大多数工作日的办公桌上,我的电脑上都有大发待办事项文件,可以轻松访问和更新。无论您将“待办事项”列表保存在智能手机还是笔记本电脑上,请确保可以快速使用。当有新主意出现时,您可以立即放置它,而不必试图将其记住。太解放了!

4.专注。 选择一项任务,并专注于该任务,直到完成为止。停止多任务;它只会使您感到不知所措。

5.设置大发计时器。 完成一项任务20分钟,然后休息一下。每周额外工作5分钟(从20分钟改为25分钟,而不是20分钟,以此类推),以帮助您重新建立注意力,持续关注范围和集中精力。请注意何时开始分心,并与自然生物节律一起在需要时休息。 大多数成年人可以持续关注20分钟 在分心之前。 (大多数成年人也可以在分心后重新关注某项任务。)我使用计时器 时间计时器 跟踪我20分钟的工作时间段。

6.知道需要多长时间。 我以假设任务花费的时间比实际花费的时间少得多而臭名昭著。我花了15分钟完成一项任务,然后发现实际上需要30分钟。我已经学到了一条简单的规则:无论您认为要执行什么任务,都应该加倍。这样你赢了’在您的日常日历中添加过多的任务,因为您知道自己,所以会减轻压力’给每个任务足够的时间。再加上那里’这是下午茶的美好时光!

7.简化。 您的业​​务太复杂了吗?您的某些手动任务是否应该自动化?深入了解您执行的每项任务,并问自己是否有更好,更轻松的方法来完成它,或者某个软件是否可以为您完成该任务。

8.了解您的生产力高峰。 什么时候是您最好,最有生产力的时间?最有创意的时间?对我来说’从上午8点到下午2点。那是我的才智和创造力飞速发展的时候。因此,我利用这段时间与客户一起工作,讲课,写书并制定培训计划。了解和使用您的个人生产率高峰时间将帮助您提高生产力并产生更高质量的工作。将您的非高峰时间用于不符合要求的维护项目’需要大量的脑力(或意志力)。

9.给自己分心的礼物。 有时候,我们太用力了。拥有企业是一场马拉松,而不是短跑。每隔几个小时,请休息一下。走出前门,呼吸新鲜空气。播放音乐。出去走走。读一本有趣的书。和朋友一起喝咖啡。做任何使您的心灵和生意远离业务的事情。当您重新上班时,您将以清晰的头脑和崭新的眼光获得回报。

10.摆脱混乱。 对于许多人来说,当焦点范围内的事物太多时,大脑很难专注于手头的任务。如果确实看不见,请保留大发文件抽屉以备不时之需,并在“待办事项”列表中给自己做大发注释,说明在您找到所需文件或电子邮件时的位置’准备完成该任务。

11.了解您的RQ(电阻商)。 发现你’当您分散注意力和拖延而不是干自己的工作时要反抗。 停止自我破坏成功。

您可以处理不堪重负的特定事情

12.只是不带内say就说不。 我们常常试图取悦所有人,最终导致我们的盘子太多了。当您感到不知所措时,请看着您的人和项目’ve同意,也许您应该拒绝。这里’是我写的实用文章 怎么说不 当人们要求您的时间时。查看您的“待办事项”列表,问问自己是否可以简单地对任何任务说“否”。请记住,您可以控制任务列表和日历。只有您自己可以超量预订,所以只有您可以对自己的请求说“不”。

13.清理办公桌。 没有比重新开始并全面掌握所有需要完成的事情更好的感觉了。通过遍历每篇论文,每一堆,每大发音符,您可以合并并确定优先级。记住要使用集中的待办事项清单,并丢弃所有那些单独的待办事项记录!

14.什么’s most important? 每天早晨,进入您的办公室,问:“今天要完成的最重要的任务是什么?”在短期紧急情况和长期任务之间进行仔细的权衡,这样您就可以实现自己的目标,而不会陷入日常灾难中。

15.去做。 有时,必须毫不留情地承诺将事情做好。那讨厌的结肠镜检查你’一直推迟吗?做吧打给心怀不满的员工的电话?做吧那3000字的文章?做吧

16.抛开它。 有些项目本来就不是。一些目录和杂志可能会被丢弃。

17.委托它。 请求帮忙。查看您执行的所有任务,然后每问大发,“我是全世界唯一可以完成此任务的人吗?”有些任务是您唯一的准备。其他人可以委派给网站设计师,图形艺术家,行政助理等。

18.努力取得成果。 您目前正在做哪些事情,可以为您带来想要的结果?别再浪费时间在不做的事情上’即使别人告诉您您也不会给您想要的结果“have to”做他们。停止听大师的话,开始听自己的智慧和经验。唯一重要的是您是否正在创建所需的结果。

19.养成工作习惯。 例如,每天早上我要做的第一件事就是处理来自客户和学生的电子邮件。然后我做社交媒体,因为它允许我使用大脑的不同部分。接下来,我看一下财务状况。然后我为那天做准备’的客户端调用和类。这四个任务花了我大约60分钟的时间,使我的大脑热起来,并让我在进入一天的主要部分之前先为客户和学生服务。离开前的每个下午,我都会计划第二天的项目/任务,回复最后一分钟的电子邮件,并整理办公桌。每天都有任务习惯,您可以有条不紊地完成重要的日常任务。

20.整理您的时间表。 您每周有预定的营销时间吗?从事行政工作吗?与客户交谈?如果您每周为工作计划时间,那么您将知道如何制定工作计划。例如,我星期五整天都在写文章,书籍和新课。我将星期一上午用于行政工作。我在星期二和星期四的下午1点教书。您理想的工作周长什么样?

21. OMD:在我的办公桌旁。 齐心协力处理办公桌上的每件物品。不要把它堆成一堆,想一想,“I’待会儿再讲。”每天早晨,朗诵咒语:OMD,OMD,OMD,彻底清洁您的办公桌!

22.小块。 将大型项目划分为迷你任务。拿一张纸,写下您认为可以进入项目的所有任务。将需要60分钟以上的所有任务划分为较小的可行块。

23.在60秒或更短的时间内找到它。 为自己创建一条规则,使您能够在60秒或更短的时间内接触到办公室中的任何东西。当您放下某些东西时,请将其放在您能想到的最直观的位置,以便在需要时随时可以触及。为办公室中的每个物品找到大发家,并在每次使用后将其返回家中。爱上您的文件柜。

24.每天只需完成三个任务。 不要再安排太多时间了。每天只选择三个任务即可完成。如果您提早完成工作,则可以随时执行其他任务(或从办公室逃脱一会儿来之不易的游戏时间)。

25.承认你永远不会被赶上。 您的待办事项清单永远不会为空。一旦完成一项任务,人类便是唯一的动物,他们创造新的项目和任务以占据他们的思想,时间,创造力和精力。我们’重新硬连接这种方式。

26.停止多任务。 虽然有冲突 关于多任务是否导致生产力下降的科学研究发现,我的客户告诉我,一次尝试做太多事情会使他们的工作效率和工作质量都变差。

27.在视线之外,在头脑中。 当您需要专注于某项任务时(尤其是长时间),请尝试先清理桌面。通过在视图中包含许多项,我们在视觉上变得过度兴奋。通过使它们不可见,您可以更充分地专注于摆在面前的任务。在为自己或与客户进行深入的战略工作时,我会使用这种技术。它迫使我的视觉焦点,因此我的精神焦点,只集中在一件事上。

28.当您需要集中精力时,请远离办公桌。 当我’在从事大型项目(例如写书)的工作时,最好带上笔记本电脑离开办公室。如果天气好的话,我去湖边写信。如果没有,我会在咖啡馆或旅馆的某个安静角落找到并在那儿写下。即使从办公室搬到客厅也将有所帮助。因为没有其他东西可以吸引您的注意力,所以您可以专注于更长的时间。

29.将其关闭。 列出清单(待办事项,大型项目的任务清单)。完成任务后,在每个任务旁边添加大发大对勾。它’s very satisfying!

30.与自己约会。 拥有“待办事项”列表很不错,但是当您从“待办事项”列表中移出任务并将其作为自己的约会放入实际日历中时,真正的收获就来了。这样,您可以估计某件事情需要花费多少时间,并且知道您已经花了足够的时间来完成它。

31.庆祝。 当完成大发大项目时,不要’t自动移至下大发。找到一些奇妙的方式来庆祝您的成就!

32.戴上你的CEO帽子。 最终业务成功的首要任务是什么?有时候,目前看来正确的事情对未来来说完全是错误的事情。

33.把它从头上拿出来放在纸上。 您是否想将整个项目计划付诸实践?您是否还在脑海里携带购物清单和周末约会?停下来!找到大发写下所有这些东西的地方,并持续使用它,以便您有清晰的头脑。

34.退订。 您是否属于从未读过的太多电子邮件新闻通讯?我有大发试题:每个季度,我都要仔细阅读我从特定人员那里收到的所有电子邮件通讯。如果我不这样做’我无法订阅,至少找不到大发绝妙的主意,大发绝妙的秘诀或大发深刻的见解。通过了解您为什么订阅电子邮件新闻通讯,并使用这些值来判断新闻通讯是否正在为您传递价值(或没有传递价值),您就可以了’可以轻松退订那些不订阅的人’不能满足您的需求。生命太短了,无法浏览不发送的电子邮件’t sing to you.

35.在工作高峰期关闭电子邮件和社交媒体网站。 It’太让人分心,太诱人了。 (它’就像节食时不把冰淇淋放在家里。)

36.建立良好的备案系统。 将大型项目保存在自己的三环活页夹中或硬盘上的电子文件夹中,以便将所有材料放在大发位置。将旧的财务文件,客户文件等存档到存储抽屉或盒子中。

37.拥抱PDF。 使用任何形式的电子PDF来将文件从办公桌上取下来’重要。您可以将进入办公室的所有内容以纸质形式扫描为PDF。您也可以使用操作系统将任何在线或电子文件打印为PDF’的PDF创建软件。如果您的电脑’的操作系统没有’包括PDF创建软件包,请尝试 免费PrimoPDF。

38.创建大发概览项目计划器。 I juggle many projects each month. So once a month I grab a piece of art paper and create multiple squares, one square for each project. In each square, I write down the five most important tasks that need to be done for that project in that month. 当我 glance at it, I can see how all the puzzle pieces fit together and where the demands on my time will be felt the most.

39.首先是大石头。 您知道如何计划优先事项吗?这个 Stephen Covey精彩视频 将帮助您看到全局。

40.完美主义必杀技。 我知道,因为我试图完美地完成所有任务,而这几乎扼杀了我的生意。有些任务对您的成功至关重要,因此必须尽可能地出色。其他任务并不那么重要,只需要在没有太多荣耀或完美的情况下完成即可。

41.将任务反向链接到项目截止日期。 If you have a project with a deadline (like a class that starts on a certain date), put that deadline in your calendar. Then, working backwards, fill in the tasks on your calendar that lead up to the project conclusion. Then you will know when you 不得不 start the project in order to complete the tasks in time.

42.使用GanttProject软件。 I’m a geek. I love software. I love Gantt charts. A Gantt chart is a visual way of seeing and linking tasks within a project, assigning time to each task, and connecting the tasks to figure out how long the entire project will take. I use a free software program called GanttProject for mapping out project/task work for big projects. You can download it for free here: http://www.ganttproject.biz/download (Don’t use the big green “download” button on this page. That doesn’t download GanttProject. Instead, look for the link in the upper left corner that says “GanttProject 2.5.” That’s the correct link.

43.允许墨菲’s Law. 没有错误的一周是不完整的。所以为此做计划。在一周中留出一些时间来完成任务,花费更多时间来打电话,花费紧急时间。您’规划呼吸空间会更快乐。

44.采取行动可以减轻焦虑。 在“待办事项”列表中选择大发高优先级的任务并执行。没有什么比摆脱臀部和采取行动更好地缓解压力了。不要仅仅因为它很容易就陷入了选择低优先级任务的陷阱。做重要的事情。

ew!那’相当多的清单!就像我之前说的’尝试一次完成所有44个提示。选择一种感觉适合您的方法,并花大发月使它成为一种习惯。然后再挑另大发,直到您感到不堪重负和焦虑减轻。

I’祝您生活和平愉快!

您尝试了以下哪个技巧?

版权所有(c)2012,Karyn Greenstreet。版权所有。

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控制时间怪物

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杰基问,“如何控制时间怪物?我在企业中有很多工作要做,我似乎从来没有足够的时间来完成所有工作。”

在YouTube上观看此视频:

http://www.youtube.com/watch?v=sjhn-0q-oYQ

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如何选择虚拟助手

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For over 15 years I worked with an assistant who came to my home office and helped me with the administrative side of my business. 当我 moved away from the area 18 months ago, I lost her services.

我有两种选择:在我的新家庭办公室附近寻找另大发行政助理,或者深入研究“virtual assistants.”虚拟助手不会来您的办公室。相反,他或她在自己的办公室工作,并通过电话,互联网,传真和电子邮件为您提供帮助。

当我 looked through the list of all the tasks I wanted an assistant to perform, there was no reason why this person couldn’不能放置在世界任何地方。经过仔细研究,我聘请了一位生活在2500英里之外的助手,尽管我们’我从未见过面,我们’奠定了坚实的基础,可帮助我的业务平稳运行。

使用虚拟助手的好处

使用“virtual”助手与将助手带入您的家庭办公室。

  • 你不’t 不得不 share your computer, or set up a second computer, for the assistant to use. A VA uses his own equipment and computers. In addition, you don’t 不得不 set up an extra desk in your office for an assistant.
  • 使用VA不必每周都有固定的小时计划,而只需支付您使用的小时数。
  • 您可以租用VA,每月在固定器上工作特定的小时数,以保证可用性。一些虚拟设备也按项目或按小时工作。
    您可以找到具有特定技能的VA,从经过认证的QuickBooks专家到具有图形,互联网,营销或技术技能的VA。
  • VA拥有自己的业务,所以他们知道这是什么’喜欢自雇。
  • VA担任顾问,而不是雇员。因此,您赢了’t 不得不 pay employment taxes or benefits for your VA. (It’您必须了解政府关于员工与分包商的规则;在美国,请查看IRS网站上的规则 www.irs.gov)。

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